Cấp lại giấy khai sinh 2026: thủ tục bản sao và đăng ký lại

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch quan trọng nhất, được sử dụng suốt đời. Khi bị mất, hư hỏng hoặc cần bản sao, bạn cần làm thủ tục cấp lại. Bài viết hướng dẫn thủ tục cấp lại/bản sao giấy khai sinh năm 2026 theo Luật Hộ tịch 2014.

1. Phân biệt 3 loại

• Bản chính: cấp 1 lần tại thời điểm đăng ký khai sinh. Khi mất chỉ cấp lại được 1 bản chính qua thủ tục đặc biệt.
• Bản sao trích lục: được cấp nhiều lần từ Sổ đăng ký khai sinh hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
• Bản sao công chứng/chứng thực từ bản chính: do văn phòng công chứng hoặc UBND chứng thực.

Trong hầu hết giao dịch, bản sao trích lục được công nhận tương đương bản chính (Điều 3 Luật Hộ tịch 2014).

2. Khi nào cần cấp lại bản chính?

Điều 24 Luật Hộ tịch — Trường hợp đăng ký lại khai sinh:

• Việc khai sinh đã được đăng ký nhưng Sổ hộ tịch và bản chính đều đã bị mất, hỏng (do thiên tai, hoả hoạn).
• Người Việt Nam định cư ở nước ngoài chưa đăng ký khai sinh.
• Đã đăng ký tại nước ngoài, muốn ghi vào sổ tại VN.

Không phải mỗi lần mất bản chính đều được cấp lại bản chính — thường chỉ cấp bản sao trích lục.

3. Cấp bản sao trích lục — phổ biến nhất

3.1. Cơ quan tiếp nhận

• UBND xã/phường nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu.
• Hoặc bất kỳ UBND xã/phường nào nếu thông tin khai sinh đã được số hoá vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.
• Người Việt Nam ở nước ngoài: Đại sứ quán/Lãnh sự quán VN tại nước sở tại.

3.2. Hồ sơ

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch.
• CCCD/CMND của người yêu cầu.
• Văn bản uỷ quyền (nếu uỷ quyền) — không cần uỷ quyền cho cha mẹ, vợ/chồng, con, ông bà, anh chị em ruột.

3.3. Quy trình

1. Nộp hồ sơ tại UBND.
2. Cán bộ tư pháp – hộ tịch tra cứu sổ hoặc CSDL.
3. Trích lục, cấp bản sao có dấu UBND.
4. Người yêu cầu nhận ngay trong ngày (hoặc tối đa 1 ngày làm việc).

3.4. Lệ phí

• 8.000 đồng/bản (theo Thông tư 281/2016/TT-BTC).
• Miễn phí cho trẻ em dưới 16 tuổi, người thuộc gia đình chính sách.

4. Đăng ký lại khai sinh (khi cần bản chính)

4.1. Điều kiện

Điều 24 + Nghị định 123/2015/NĐ-CP — phải đảm bảo:

• Việc khai sinh đã được thực hiện trước đây.
• Bản chính giấy khai sinh và sổ hộ tịch ghi nhận khai sinh đó đều bị mất/hỏng.
• Có giấy tờ chứng minh việc đã được khai sinh (CMND cũ, hộ chiếu, bằng cấp ghi nơi/ngày sinh, sổ hộ khẩu, học bạ…).

4.2. Hồ sơ

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh.
• Các giấy tờ chứng minh:
  • Bản sao có công chứng/chứng thực CMND/CCCD cũ.
  • Bản sao học bạ, bằng cấp ghi đầy đủ thông tin cá nhân.
  • Bản sao sổ hộ khẩu cũ.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (nếu đã có).
  • Bản sao giấy khai sinh của con (nếu đã có).

4.3. Quy trình

1. Nộp hồ sơ tại UBND xã/phường nơi cư trú thường trú.
2. UBND niêm yết công khai tại trụ sở 5 ngày.
3. UBND kiểm tra, xác minh với UBND nơi đăng ký khai sinh trước (nếu có thông tin).
4. Tổng thời gian: 5–15 ngày làm việc.
5. Nếu đủ căn cứ, UBND ra Quyết định đăng ký lại khai sinh và cấp Bản chính Giấy khai sinh.

4.4. Lệ phí

• Đăng ký lại khai sinh: 50.000 đồng.
• Miễn phí cho trẻ em dưới 16 tuổi.

5. Đăng ký khai sinh cho con sinh ra trong nước

Áp dụng cho việc khai sinh lần đầu — không phải cấp lại. Trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh, cha mẹ phải đăng ký khai sinh cho con.

Hồ sơ:

• Tờ khai đăng ký khai sinh.
• Giấy chứng sinh do cơ sở y tế cấp.
• CCCD/CMND cha mẹ.
• Giấy đăng ký kết hôn (nếu cha mẹ đã đăng ký).

Cơ quan:

UBND xã/phường nơi cha hoặc mẹ cư trú. Giải quyết trong ngày.

Lệ phí:

Miễn phí đối với đăng ký khai sinh lần đầu cho công dân Việt Nam.

6. Sửa đổi, bổ sung thông tin khai sinh

Khi phát hiện sai sót trong Giấy khai sinh (lỗi đánh máy, sai họ tên, sai ngày tháng năm sinh…):

• Thủ tục: tại UBND xã/phường đã đăng ký, mang theo các giấy tờ chứng minh thông tin đúng.
• Một số thay đổi cần xét xử của Toà án: thay đổi giới tính, thay đổi tên (sau 18 tuổi với lý do hợp lý).

7. Thay đổi họ, tên

Điều 27, 28 Bộ luật Dân sự 2015:

• Thay đổi tên: sau 14 tuổi cần sự đồng ý của bản thân.
• Cần có một trong các lý do hợp lý theo luật: gây bất tiện, theo quyết định nhận con nuôi/chấm dứt nuôi con nuôi, thay đổi cha mẹ nuôi, xác định lại huyết thống…
• Cơ quan: UBND xã (nếu dưới 14 tuổi) hoặc UBND huyện (từ 14 tuổi).

8. Khai sinh muộn — quá 60 ngày

Khai sinh muộn vẫn được giải quyết, nhưng người vi phạm bị phạt hành chính 1-3 triệu (Nghị định 82/2020/NĐ-CP). Tuy nhiên thực tế, UBND thường chỉ nhắc nhở với trường hợp khai muộn vì lý do khách quan (cha mẹ ở vùng sâu, không biết thủ tục…).

9. Yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh qua online

Từ 2023, một số tỉnh đã hỗ trợ:

• Đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng VNeID mức 2.
• Chọn dịch vụ “Cấp bản sao trích lục hộ tịch”.
• Khai thông tin, thanh toán phí online.
• Nhận bản giấy qua bưu điện hoặc đến nhận trực tiếp.

10. Lưu ý quan trọng

• Bản sao trích lục có thể được sử dụng ngay không cần công chứng thêm.
• Thời hạn sử dụng bản sao: không giới hạn (khác với một số giấy tờ có giới hạn 6 tháng). Tuy nhiên một số cơ quan có thể yêu cầu bản sao mới (trong vòng 6 tháng) để đảm bảo cập nhật.
• Khi mất giấy khai sinh và sổ hộ tịch của xã bị mất cả, đăng ký lại khai sinh cần đủ chứng cứ — nếu thiếu, có thể phải nhờ toà án giải quyết theo thủ tục việc dân sự.
• Người nước ngoài làm thủ tục tương tự tại Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi đăng ký khai sinh ban đầu.

Tham khảo: Luật Hộ tịch 2014, Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Thông tư 04/2020/TT-BTP, Thông tư 281/2016/TT-BTC.